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個人が「自分の仕事をこなしながら」人に仕事を依頼するコツ

  昨日の記事では、どのように人に仕事を依頼できるのかという内容を扱いました。注目したのは効率です。いかにして、効率よく、他の人の力を借りるのかという事ですね。さらに、個人がこれを行う事が多くの人にとって不明瞭であると予想されたので、出来るだけ具体的な話も紹介しました。今回は、その話をもう一つ先に進めます。そしてテーマは、自分の仕事との両立です。   そもそも両立はできるのか   自分の仕事をこなしつつ、他の人に仕事を依頼する。これは慣れないうちはほぼ確実に非効率的になります。二重作業になって、どちらにも集中できなかったり、仕事の依頼にだけ時間を取られて、本来の仕事がおろそかになったり、逆に、普段の業務が多忙を極め依頼の相手とコミュニケーションを取ることができなかったり…バランスが難しいものです。両立を考えるときに大事な点として「マメなコミュニケーション」が挙げられます。これは私が実際に、人に仕事を依頼することで学んだことです。   アウトソースにマニュアルはつきもの   基本的に、このように考えてください。私は細かな、または単調な仕事が苦手なので、それをできる限り全て依頼することにしました。そこである問題が、細かな作業を行ってもらうためには、それのやり方を説明する必要があるのです。当初は「まあ、説明するだけなら簡単だろう」と思っていたのですが、案外そうでもありません。そもそも、一緒の会社に働いているわけでもないので、どのような方向性で動いているのか、という一番の土台から説明する必要があります。これを対面で行っても、2-3時間はかかります。さらに、その後に、個別の業務についての説明を行います。これにも、驚くほどの時間がかかります。やってみるとわかることなのですが、説明の文章化がとっても面倒。これを代行するサービスが将来的に増えるのでは…とも思ったりします。まあ、脱線はしないようにしましょう。つまり、人に説明するには、ある種のマニュアルを作る必要があるのです。自分でならば、その場で感覚的に全てを判断して進められるのですが、人にマニュアルで説明するためには細かな「それ、決めなくてもよくない?」と思うことすら、はっきりと決める必要が出てきます。ここで、一つのアドバイスです。慣れていない人ならば、まずは、マニュアルは大雑把に作るべきです。本格的なものを作ろうとしても時間がかかって仕方ありません。さらに、雇う人のやり方や結果的な判断から、方法を変える可能性は大いにあります。そこで、最終的には、マニュアルを無視するという状況すら生まれるのです。ですので、どうしてもマニュアルが必要だと思ったら、大まかな、一番大事な部分だけを文章にしましょう。そして、もう一つが、マメなコミュニケーションです。   結局のところ、マメなコミュニケーションは省けない   いちいち、人とやり取りするのが面倒。そのような理由で、出来るだけ簡素化したやり取りを求めていても、必ずしもそれが実現するとは限りません。むしろ、その可能性は極めて低いでしょう。というのも、アウトソーシングをすると、その人の理解を100%に近づけるために、なんどもやり取りをする必要があるのです。ここで割り切る必要があります。マメなコミュニケーションが面倒だから、その分の労力を誰かに担ってもらいたい。そう思ったとしても、あなたの側にもある程度のコミュニケーションは求められます。ここでコツをご紹介します。必ずやり取りは生じるので、あとは、できる限り、それを面倒じゃない形にしましょう。これしかありません。一番やりやすいのはSkypeなどでリアルタイムで反応することです。どうしてもタイピングが面倒であれば電話でも構いません。移動時間などを効率的に使えるという意味で便利です。しかし一方で文字として残らないので、大事な大枠の話は、どうしても他の用途で明文化する必要が生じるでしょう。   自分の仕事とコミュニケーションのバランスを取るには   一番おすすめなのは、今までの業務の時間を先に把握して、それをスケジュールとして確保してしまうことです。そして、それ以外に余った時間をアウトソーシング先の人とのコミュニケーションに使います。このようにすれば、業務が阻害されることはありません。日々の仕事が進まないとストレスがたまってしまい、どうしてもその原因を外注先の人にぶつけてしまうことになります。これは私の経験上、確実に言えることです。まずは、自分の普段の仕事をしっかりとこなせるだけの時間を確保しましょう。そして、土日などの時間が確保できるスケジュールをコミュニケーションに使うのです。このように、特に最初の段階では、時間を多めに使うことは覚悟すべきです。仕事に慣れてもらったら、そこから、本当の効率的な日々が実現します。それまでに、時間の多少の無駄が出ることは了承しておきましょう。  

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